Pluie, prof malade, court indisponible, jour férié oublié : une leçon de groupe se supprime, se rattrape à une autre date ou se donne par un remplaçant. Ces gestes se font dans les leçons du groupe, sur le tableau de réservation ou dans Gérer les heures des profs. Le responsable de l'école s'en charge ; le prof le lui signale.

1Annuler une leçon

Dans Gérer les groupes, ouvrez le groupe (crayon ou nom de l'enseignant). Dans Réservations du groupe, cochez la ou les leçons annulées, puis cliquez sur Supprimer les réservations sélectionnées. Pour annuler la même date dans plusieurs groupes (pluie un mercredi après-midi), répétez l'opération dans chaque groupe.

Les leçons du groupe, à cocher pour les supprimer.

Les élèves inscrits à une leçon à venir ainsi supprimée reçoivent une notification « séance annulée » sur leur téléphone s'ils ont activé les notifications des cours dans l'application. Pour prévenir tout le monde, envoyez aussi un e-mail aux élèves du groupe (module Messages).

Une leçon peut aussi être supprimée depuis le tableau de réservation : cliquez sur la leçon, puis sur Supprimer la réservation et confirmez. Le prof dispose du même bouton dans le panneau Présence de son compte, avec une confirmation.

2Rattraper une leçon

Dans le même panneau Modifier le groupe, partie Ajouter des leçons, choisissez le terrain, la date (même date de début et de fin pour une seule leçon), l'heure et le jour, puis cliquez sur Ajouter des leçons. Les élèves placés dans le groupe sont inscrits à la nouvelle leçon.

Prévenez le prof : son lien de planning et son fichier .ics montrent l'horaire habituel du groupe, pas les leçons de rattrapage.

3Faire remplacer un prof

Dans Cours › Gérer les heures des profs, choisissez la période, puis changez le Professeur de la leçon concernée directement dans le tableau. Le remplaçant devient le responsable de cette leçon :

• il peut faire l'appel depuis son compte membre, le jour de la leçon ;
• il est indiqué comme moniteur de cette leçon dans l'export BDNS présences ;
• la leçon compte dans ses heures quand les salaires reprennent les heures du planning des cours, et plus dans celles du prof habituel.

Voir Planning des professeurs. Pour changer de prof pour tout le reste de la saison, modifiez plutôt l'Enseignant 1 du groupe (Modifier le groupe).

4Effet sur la facture

• A la saison : le prix est un forfait ; une leçon annulée ou rattrapée ne change pas la facture. Un éventuel geste (rabais, avoir) se fait à la main dans le module Factures ;
• A la séance : la facturation compte les leçons du groupe au moment où vous cliquez sur Facturer les personnes dans les groupes. Une leçon supprimée avant n'est pas facturée ; une leçon supprimée après la facturation n'est pas déduite automatiquement : corrigez la facture ou faites un avoir ;
• Par présence : seules les présences comptent, au moment de Facturer en fonction des présences.

5Les limites actuelles

• pas de motif d'annulation : notez-le si besoin dans le Commentaire de la leçon, dans Gérer les heures des profs (avant de la supprimer, ou sur la leçon de rattrapage) ;
• une leçon supprimée disparaît : elle ne figure plus ni dans les présences, ni dans l'export Jeunesse et Sport, ni dans les heures du prof ;
• le lien de planning et le fichier .ics du prof ne montrent ni les annulations, ni les rattrapages, ni les remplacements : prévenez-le vous-même ;
• aucun avoir automatique, ni pour une leçon annulée, ni pour un élève qui arrête : voir Changements en cours de saison.