Une école de tennis suit chaque saison le même cycle : préparer le cours, ouvrir les inscriptions, composer les groupes, facturer, suivre la saison, puis repartir pour la saison suivante. Cette page donne la marche à suivre dans l'ordre, dit qui fait quoi et renvoie, à chaque étape, vers l'article détaillé.

Quatre rôles sont distingués. Dans un petit club, la même personne peut en tenir plusieurs :

• Admin du club : règle les paramètres du club (modules, saisons, terrains, cotisations) et donne les accès ;
• Responsable de l'école : construit l'offre, compose les groupes, organise les profs et gère les changements de groupe ;
• Secrétaire : articles et prix, suivi des inscriptions, facturation, paiements, rappels et exports Jeunesse et Sport ;
• Prof : reçoit son planning, fait l'appel et signale absences, remplacements et changements.

0Commencer par la page d'accueil des cours

Dans le menu Cours, la première page, Accueil des cours, résume où en est l'école et ce qu'il reste à faire. Commencez vos journées par là :

• Chiffres : cours suivis, élèves inscrits, points à traiter, leçons du jour (et combien n'ont pas encore leur appel) ;
• À faire : chaque point indique le nombre de cas et le cours, et le bouton Ouvrir mène directement à l'écran qui le règle — leçons sans tarif (sautées à la facturation), élèves placés mais absents des leçons à venir, doublons, élèves pas encore dans un groupe, groupes pas encore posés sur le planning, leçons à facturer, groupes sans prof, appels pas faits, N° AVS manquants (export J+S), dates de naissance manquantes ;
• Leçons du jour : heure, cours, terrain, prof, nombre d'élèves et appel fait ou non (le jour suit la date de la barre du haut) ;
• Les cours de la saison : une carte par cours avec ses places, ses groupes, l'état de l'inscription en ligne et les étapes de la saison cochées d'après les données (tarifs, inscriptions, groupes, placement, planning, facturation, appels).

Le planning des groupes est facultatif : si vous ne créez pas de groupes, la page ne réclame ni placement ni validation.

1Qui fait quoi

2Avant la saison

Admin du club

• activer le module Cours : Activation du module Cours ;
• vérifier que le sport-saison, les terrains et les cotisations (types d'abonnement) de la saison existent : Préalable. Un élève est « membre » pour un cours seulement s'il a sa propre cotisation sur ce sport-saison.

Secrétaire

• créer les articles de facturation (un par compte suffit) : Création des articles des cours ;
• préparer les textes des factures et des rappels : Textes des factures et rappels ;
• saisir les rabais famille « cours » si le club en accorde.

Responsable de l'école

• créer le cours ou copier celui de la saison passée : Créer, modifier et supprimer un cours, Copier un cours pour la saison suivante ;
• proposer des créneaux de préférence : Proposer des créneaux de préférence ;
• définir les prix avec la secrétaire : Prix, membres et non-membres ;
• ajouter une question dont le nom contient « AVS » si le club déclare ses cours à Jeunesse et Sport : N° AVS et export Jeunesse et Sport.

3Ouverture des inscriptions

Responsable de l'école

• vérifier dans le cours : Inscription en ligne sur Oui, Période d'inscription, Ouvert aux non-membres selon votre politique, Type de paiement.

Secrétaire

• inviter les familles par e-mail avec le lien d'inscription : Gestion des inscriptions (administrateur) ;
• suivre les inscriptions, inscrire soi-même les retardataires et corriger les erreurs : Gérer les inscriptions aux cours ;
• suivre les paniers payés en ligne : Paiements groupés des inscriptions (panier).

4Composition des groupes

Responsable de l'école

• créer ou reprendre les groupes : Gérer les groupes de cours, Reprendre les groupes de la saison passée ;
• organiser les courts et les horaires : Préparer le planning de la semaine ;
• placer les élèves : Placer les élèves automatiquement ;
• régler les conflits puis cliquer sur Valider les cours dans les réservations : Résoudre les conflits de planning ;
• envoyer à chaque prof son planning : Envoyer son planning à un professeur.

5Facturation

Secrétaire

• facturer les inscriptions (toutes, ou seulement celles placées dans un groupe), puis créer et envoyer les factures : Paiement en ligne et facturation, Facturation des cours de tennis ;
• cocher Regrouper les factures familiales pour que les rabais famille s'appliquent ;
• contrôler : Contrôle de la facturation et filtres de paiement de Gérer les inscriptions : Contrôle de facturation et export Jeunesse et Sport ;
• suivre les paiements et les rappels dans le module Factures.

6Pendant la saison

Prof

• fait l'appel depuis son compte, toute la journée de la leçon, puis clique sur Appel fait ; signale absences, remplacements et départs : Ce que fait le prof.

Responsable de l'école

• annule ou rattrape une leçon (pluie, prof absent, jour férié) : Annuler ou rattraper une leçon ;
• change un élève de groupe, de formule ou de cours : Changements en cours de saison.

Secrétaire

• ajuste la facture après un changement, refacture les nouveaux élèves ;
• reporte les remplacements dans Gérer les heures des profs et reprend les heures pour les salaires : Planning des professeurs ;
• fait l'appel à la place d'un prof qui ne le fait pas, depuis le tableau de réservation.

7Fin de saison et saison suivante

Secrétaire

• exporter les participants, les activités et les présences pour Jeunesse et Sport : N° AVS et export Jeunesse et Sport ;
• relancer les impayés.

Responsable de l'école

• copier le cours pour la saison suivante (avec ou sans inscriptions et groupes), ou reprendre seulement les groupes : Copier un cours pour la saison suivante ;
• avant de facturer un cours copié avec ses inscriptions, laisser Plugin.ch signaler les élèves déjà facturés dans le cours précédent (par exemple un tarif annuel).