La page Gérer les inscriptions réunit, pour chaque cours, la liste des inscrits, l'inscription manuelle par l'administrateur, la facturation et les exports (Excel, Jeunesse et Sport).

1Choisir un cours

Dans le menu latéral, ouvrez Cours, puis Gérer les inscriptions. À gauche, la liste des cours (champ Rechercher un cours…) : la pastille verte signale des inscriptions ouvertes, le badge orange le nombre d'inscriptions à facturer, la jauge le nombre d'inscrits sur le maximum. Les cours terminés sont repliés sous Cours terminés. Si le club a plusieurs sports-saisons, des puces en haut permettent de passer de l'un à l'autre.

La liste des cours à gauche et le détail du cours choisi à droite.

À droite, l'en-tête du cours rappelle la période d'inscription, les dates, l'âge, le nombre à facturer et le remplissage. Le bouton Modifier le cours ouvre sa fiche.

2Inscrire une personne

Cliquez sur Inscrire une personne. Dans le panneau, tapez au moins 2 lettres du nom dans Personne et choisissez-la, puis choisissez l'Article (le tarif) : seuls les prix de son abonnement sont proposés. Répondez aux questions du cours et cliquez sur Inscrire au cours.

Le panneau « Inscrire une personne ».

3La liste des inscrits

Le tableau liste la personne, la date d'inscription, le nombre de leçons par semaine, l'article et l'état du Paiement (payé, partiel, non payé, pas facturé). Les puces Tous, Payés, Partiels, Non payés, Pas facturés et Dans un groupe, pas facturés filtrent la liste ; les exports suivent le filtre. Une icône à côté du nom indique une inscription déjà facturée ; cliquer sur le nom ouvre la fiche de la personne. Au bout de chaque ligne :

• Changer la personne de cours (flèches croisées) : ouvre le panneau Transférer l'inscription, où vous choisissez le cours et le tarif ; l'effet sur la facture est affiché et demandé avant d'agir. L'inscription est déplacée telle quelle (non placée dans le nouveau cours) et sa ligne de facture est réécrite avec le nouveau cours, même si elle est payée : le paiement est gardé et la facture affiche le reste à payer ;
• Modifier (crayon) : ouvre le panneau Modifier l'inscription pour corriger l'abonnement, la préférence et les réponses aux questions. L'inscription est modifiée telle quelle (groupe, leçons et facture gardés) ; un changement de tarif montre d'abord son effet sur la facture et demande confirmation. Écrivez la préférence sous la forme « Lundi 17:00 - 18:00, Mercredi 14:30 - 15:30 » pour que le placement guidé la reconnaisse ;
• Supprimer (poubelle) : désinscrit la personne (toutes ses leçons) après confirmation ; refusé si une facture payée serait modifiée.

Boutons de facturation, exports et actions de chaque inscription.

Le panneau « Modifier l'inscription ».

Le panneau « Transférer l'inscription ».

4Exporter la liste

Les boutons au-dessus du tableau exportent la liste : Copy, Excel, CSV et PDF reprennent le tableau affiché ; Excel+ produit une liste détaillée (coordonnées, réponses aux questions) ; Export J+S, BDNS activités et BDNS présences produisent les fichiers pour Jeunesse et Sport. Voir N° AVS et export Jeunesse et Sport.

5Facturer les inscriptions

Pour un cours A la saison, deux boutons préparent la facturation :

• Facturer toutes les inscriptions : toutes les inscriptions, placées ou non dans un groupe ;
• Facturer des personnes qui sont dans un groupe : seulement les élèves placés dans un groupe, validé dans les réservations ou non (recommandé une fois les groupes faits).

Avant de facturer, Plugin.ch signale les élèves déjà facturés dans le cours précédent (cours copié) et propose Facturer sans elles ou Facturer tout le monde. Après, il affiche les personnes qui n'ont pas pu être facturées faute de tarif correspondant. Une inscription payée en ligne est déjà facturée : voir Paiement en ligne et facturation.

Chaque inscription facturée devient un article à facturer lié à la personne (module Factures, page Lier un article à un membre, filtre Non facturés). Il est ajouté automatiquement à sa prochaine facture, lorsque vous créez les factures dans Gérer les factures.

Les articles de cours en attente de facturation.

6Contrôler la facturation

Le bouton Contrôle de la facturation ouvre un panneau qui range les contrôles du cours en deux familles. Chaque puce indique le nombre de personnes concernées ; cliquez dessus pour afficher la liste.

• Groupes : Dans un groupe, pas facturé (élève placé dans un groupe, sans ligne à facturer ni facture liée), Sans groupe (inscription placée dans aucun groupe, facturée ou non), Placé, absent des séances et Dans les séances, pas placé (élève qui manque dans les leçons à venir de son groupe, ou qui y figure sans y être placé ; les boutons Ajouter aux séances et Retirer des séances corrigent les leçons à venir) ;
• Facturation : Impayés échus (facture liée avec un solde ouvert et une échéance dépassée), Dans les cours sans facture, Présence multiple dans la facture, Facturé mais pas dans les cours et Dans les cours sans articles liés.

Le contrôle de la facturation d'un cours, avec les familles Groupes et Facturation.

Dans les listes de la famille Groupes, la colonne Facturation montre où en est chaque inscription : Pas encore facturée, Ligne à facturer, pas encore sur une facture, le numéro de la facture (payée ou non), ou Marquée facturée, aucune facture liée.