La pagina Gestire le iscrizioni riunisce, per ogni corso, l'elenco degli iscritti, l'iscrizione manuale da parte dell'amministratore, la fatturazione e gli export (Excel, Gioventù e Sport).

1Scegliere un corso

Nel menu laterale, apra Corsi, poi Gestire le iscrizioni. A sinistra, l'elenco dei corsi (campo Cerca un corso…): il pallino verde segnala iscrizioni aperte, il badge arancione il numero di iscrizioni da fatturare, la barra il numero di iscritti rispetto al massimo. I corsi terminati sono raggruppati sotto Corsi terminati. Se il club ha più sport-stagioni, i pulsanti in alto permettono di passare dall'uno all'altro.

L'elenco dei corsi a sinistra e il dettaglio del corso scelto a destra.

A destra, l'intestazione del corso riporta il periodo d'iscrizione, le date, l'età, il numero da fatturare e il riempimento. Il pulsante Modificare il corso apre la sua scheda.

2Iscrivere una persona

Clicchi su Iscrivere una persona. Nel pannello, digiti almeno 2 lettere del nome in Persona e la scelga, poi scelga l'Articolo (la tariffa): vengono proposti solo i prezzi del suo abbonamento. Risponda alle domande del corso e clicchi su Iscrizione al corso.

Il pannello «Iscrivere una persona».

3L'elenco degli iscritti

La tabella elenca la persona, la data d'iscrizione, il numero di lezioni alla settimana, l'articolo e lo stato del Pagamento (pagato, parziale, non pagato, non fatturato). I filtri Tutti, Pagati, Parziali, Non pagati, Non fatturati e In un gruppo, non fatturati filtrano l'elenco; gli export seguono il filtro. Un'icona accanto al nome indica un'iscrizione già fatturata; cliccando sul nome si apre la scheda della persona. In fondo a ogni riga:

• Spostare la persona in un altro corso (frecce incrociate): apre il pannello Trasferire l'iscrizione, dove sceglie il corso e la tariffa; l'effetto sulla fattura viene mostrato e confermato prima di agire. L'iscrizione viene spostata così com'è (non assegnata nel nuovo corso) e la sua riga di fattura viene riscritta con il nuovo corso, anche se è pagata: il pagamento è conservato e la fattura mostra il resto da pagare;
• Modifica (matita): apre il pannello Modificare l'iscrizione per correggere l'abbonamento, la preferenza e le risposte alle domande. L'iscrizione viene modificata così com'è (gruppo, lezioni e fattura conservati); un cambio di tariffa mostra prima il suo effetto sulla fattura e chiede conferma. Scriva la preferenza nella forma «Lunedì 17:00 - 18:00, Mercoledì 14:30 - 15:30» affinché l'assegnazione guidata la riconosca;
• Eliminare (cestino): disiscrive la persona (da tutte le sue lezioni) dopo conferma; rifiutato se una fattura pagata verrebbe modificata.

Pulsanti di fatturazione, export e azioni di ogni iscrizione.

Il pannello «Modificare l'iscrizione».

Il pannello «Trasferire l'iscrizione».

4Esportare l'elenco

I pulsanti sopra la tabella esportano l'elenco: Copy, Excel, CSV e PDF riprendono la tabella visualizzata; Excel+ produce un elenco dettagliato (recapiti, risposte alle domande); Esportazione G+S, BDNS activités e BDNS présences producono i file per Gioventù e Sport. Veda N. AVS ed esportazione Gioventù e Sport.

5Fatturare le iscrizioni

Per un corso Alla stagione, due pulsanti preparano la fatturazione:

• Fatturare le iscrizioni: tutte le iscrizioni, assegnate o no a un gruppo;
• Fatturare le persone che sono in un gruppo: solo gli allievi assegnati a un gruppo, convalidato nelle prenotazioni o no (consigliato una volta fatti i gruppi).

Prima di fatturare, Plugin.ch segnala gli allievi già fatturati nel corso precedente (corso copiato) e propone Fatturare senza di loro o Fatturare tutti. Dopo, mostra le persone che non è stato possibile fatturare per mancanza di una tariffa corrispondente. Un'iscrizione pagata online è già fatturata: veda Pagamento online e fatturazione.

Ogni iscrizione fatturata diventa un articolo da fatturare collegato alla persona (modulo Fatturazione, pagina Collegare un articolo ad un socio, filtro Non fatturati). Viene aggiunto automaticamente alla sua prossima fattura quando crea le fatture in Gestire le fatture.

Gli articoli dei corsi in attesa di fatturazione.

6Controllare la fatturazione

Il pulsante Controllo della fatturazione apre un pannello che ordina i controlli del corso in due famiglie. Ogni pulsante indica il numero di persone interessate; ci clicchi sopra per visualizzare l'elenco.

• Gruppi : In un gruppo, non fatturato (allievo assegnato a un gruppo, senza riga da fatturare né fattura collegata), Senza gruppo (iscrizione non assegnata a nessun gruppo, fatturata o no), Assegnato, assente dalle lezioni e Nelle lezioni, non assegnato (allievo che manca nelle lezioni future del suo gruppo, o che vi figura senza esservi assegnato; i pulsanti Aggiungi alle lezioni e Togli dalle lezioni correggono le lezioni future);
• Fatturazione : Fatture scadute (fattura collegata con saldo aperto e scadenza superata), Nei corsi senza fattura, Presenza multipla nella fattura, Fatturato ma non nei corsi e Nei corsi senza articoli collegati.

Il controllo della fatturazione di un corso, con le famiglie Gruppi e Fatturazione.

Negli elenchi della famiglia Gruppi, la colonna Fatturazione mostra a che punto è ogni iscrizione: Non ancora fatturata, Riga da fatturare, non ancora su una fattura, il numero della fattura (pagata o no), oppure Segnata come fatturata, nessuna fattura collegata.