Eine Kursanmeldung wird auf zwei Arten bezahlt: online bei der Anmeldung (Karte oder TWINT) oder auf Rechnung, die der Club danach sendet. Diese Seite erklärt, was Plugin.ch in jedem Fall tut, wie die Anmeldungen verrechnet werden und wie Sie kontrollieren, dass alle einmal verrechnet werden, und nur einmal.

1Die Einstellung des Kurses

Im Kursblatt, Abschnitt Preise und Zahlung, legt die Zahlungsart fest, was die Familie online tun kann:

• Rechnung: Sie meldet sich an, der Club verrechnet danach;
• Kreditkarte: Sie muss online bezahlen, um sich anzumelden;
• Beide: Sie wählt.

Wählen Sie bei einer Online-Zahlung die Rechnungsgruppe, in der die Zahlungen erfasst werden sollen: In dieser Gruppe wird die Rechnung der Anmeldung erstellt. Ohne gültige Rechnungsgruppe kann der Kurs nicht mit Online-Zahlung gespeichert werden.

2Online-Zahlung: Die Rechnung entsteht von selbst

Wenn eine Familie eine Anmeldung online bezahlt (Schaltfläche Jetzt bezahlen oder bezahlter Warenkorb), macht Plugin.ch Folgendes:

• es erfasst die Zahlung auf einer Rechnung der im Kurs gewählten Gruppe;
• es verrechnet die Anmeldung sofort: Die Kurszeile wird auf dieselbe Rechnung gesetzt, die damit vollständig und beglichen ist;
• es aktualisiert die Beschreibung der Zeile (Tag, Uhrzeit, Platz), wenn Sie den Schüler einer Gruppe zuteilen.

Für diesen Schüler ist nichts mehr zu verrechnen: Die Verrechnungsschaltflächen ignorieren ihn, da er bereits verrechnet ist.

3Auf Rechnung: die Anmeldungen verrechnen

Bei einem Kurs Pro Saison öffnen Sie Die Anmeldungen verwalten, wählen den Kurs und klicken auf:

• Die Anmeldungen abrechnen: alle noch nicht verrechneten Angemeldeten, ob einer Gruppe zugeteilt oder nicht (zum Beispiel, wenn Sie gleich nach Ende der Anmeldungen verrechnen);
• Personen in Gruppen abrechnen: nur die einer Gruppe zugeteilten Schüler, ob die Gruppe in den Reservationen bestätigt ist oder nicht (wenn Sie nach der Zusammenstellung der Gruppen verrechnen).

Bei einem Kurs Pro Kurseinheit heisst die Schaltfläche Die Personen in den Gruppen abrechnen in Die Gruppen verwalten (Preis mal Anzahl Lektionen der Gruppe); bei einem Kurs Durch Anwesenheit Nach Anwesenheit in Rechnung stellen, am Ende des Kurses.

Die Verrechnungsschaltflächen eines Kurses pro Saison.

Vor dem Verrechnen prüft Plugin.ch zwei Dinge:

• Von einer Saison zur nächsten kopierter Kurs: Haben Schüler bereits eine Kurszeile im vorhergehenden Kurs, werden sie aufgelistet. Ohne sie verrechnen, wenn der bereits verrechnete Tarif auch diesen Kurs abdeckt (Jahrestarif); Alle verrechnen, wenn jede Saison separat verrechnet wird;
• Tarif nicht gefunden: Eine Person, deren Artikel, Abonnement oder Anzahl Lektionen keinem Preis des Kurses entspricht, wird nicht verrechnet. Ihr Name wird angezeigt: Korrigieren Sie ihren Tarif (Pfeile auf ihrer Karte in Die Gruppen verwalten) und verrechnen Sie dann erneut.

4Die Rechnungen erstellen und versenden

Jede verrechnete Anmeldung wird zu einem zu verrechnenden Artikel, der mit der Person verknüpft ist (Modul Rechnungen, Einen Artikel einem Mitglied zuordnen, Filter Nicht verrechnet); Bezeichnung und Betrag bleiben änderbar. Erstellen Sie danach die Rechnungen in Rechnungen verwalten: Die wartenden Artikel werden der Rechnung jeder Person hinzugefügt. Kreuzen Sie Familienrechnungen gruppieren an, um eine Rechnung pro Familie zu erhalten und die Familienermässigungen anzuwenden. Siehe Rechnungen erstellen und Fakturierung der Tenniskurse.

5Kontrollieren

In Die Anmeldungen verwalten zeigen die Spalte Zahlung und ihre Filter (Alle, Bezahlt, Teilweise, Nicht bezahlt, Nicht verrechnet, In einer Gruppe, nicht verrechnet), wo jede Anmeldung steht; die Exporte folgen dem gewählten Filter.

Die Schaltfläche Rechnungskontrolle fasst die Kontrollen des Kurses zusammen: eingeteilte, aber nicht verrechnete Schüler, Anmeldungen ohne Gruppe, überfällige Rechnungen, Angemeldete ohne Rechnung, doppelt verrechnete Personen oder verrechnete Personen, die nicht im Kurs sind, und Schüler, die in den Lektionen ihrer Gruppe fehlen. Siehe Fakturierungskontrolle und Export Jugend und Sport.

6Wieder zur Abrechnung freigeben

Die Schaltfläche Wieder zur Abrechnung freigeben (n) erscheint nur, wenn noch Anmeldungen als verrechnet markiert sind, ohne verknüpfte Rechnung, oder zu einem anderen Betrag als ihrem Tarif verrechnet wurden. Sie listet sie vor dem Ausführen auf und stellt die normalen Fälle beiseite, ohne sie anzurühren: aus einem bereits verrechneten Kurs kopierte Anmeldungen, im vorherigen Kurs verrechnete Schüler («Ohne sie verrechnen») und von Hand auf der Rechnung angepasste Beträge.

Nach der Bestätigung werden die aufgelisteten Anmeldungen wieder «nicht verrechnet»; bei denen, die zu einem anderen Betrag verrechnet wurden, wird die Zeile auf der Rechnung sofort entfernt (die Zahlungen bleiben erhalten). Die Anmeldungen abrechnen verrechnet sie danach zum vollen Tarif, auf einer einzigen Zeile.

7Nach der Verrechnung

Wechsel der Formel, des Kurses oder Abmeldung: Die Rechnung wird je nach ihrem Stand angepasst (nicht bezahlt, bezahlt, verbucht). Siehe Änderungen während der Saison. Eine Rückerstattung erfolgt nie automatisch: Sie wird mit der Buchhaltung entschieden.