Un'iscrizione a un corso si paga in due modi: online al momento dell'iscrizione (carta o TWINT), oppure con fattura, inviata in seguito dal club. Questa pagina spiega cosa fa Plugin.ch in ciascun caso, come fatturare le iscrizioni e come controllare che tutti siano fatturati una volta, e una sola.

1L'impostazione del corso

Nella scheda del corso, sezione Prezzi e pagamento, il Metodo di pagamento stabilisce cosa può fare la famiglia online:

• Fattura: si iscrive, il club fattura in seguito;
• Carta di credito: deve pagare online per iscriversi;
• Entrambi: sceglie lei.

Con un pagamento online, scelga il Gruppo di fattura dove registrare i pagamenti: è in questo gruppo che viene creata la fattura dell'iscrizione. Senza un gruppo di fatture valido, il corso non può essere salvato con il pagamento online.

2Pagamento online: la fattura si fa da sola

Quando una famiglia paga un'iscrizione online (pulsante Paga ora o carrello pagato), Plugin.ch:

• registra il pagamento su una fattura del gruppo scelto nel corso;
• fattura subito l'iscrizione: la riga del corso viene registrata su questa stessa fattura, che è quindi completa e saldata;
• aggiorna la descrizione della riga (giorno, ora, campo) quando assegna l'allievo a un gruppo.

Non c'è nulla da rifatturare per questo allievo: i pulsanti di fatturazione lo ignorano, poiché è già fatturato.

3Con fattura: fatturare le iscrizioni

Per un corso Alla stagione, apra Gestire le iscrizioni, scelga il corso e clicchi su:

• Fatturare le iscrizioni: tutti gli iscritti non ancora fatturati, assegnati o no a un gruppo (ad esempio se fattura subito alla fine delle iscrizioni);
• Fatturare le persone che sono in un gruppo: solo gli allievi assegnati a un gruppo, che il gruppo sia convalidato nelle prenotazioni o no (se fattura dopo la composizione dei gruppi).

Per un corso Alla sessione, il pulsante è Fatturare le persone dei gruppi in Gestire i gruppi (prezzo moltiplicato per il numero di lezioni del gruppo); per un corso In base alla presenza, Fatturare in base alle presenze, a fine corso.

I pulsanti di fatturazione di un corso alla stagione.

Prima di fatturare, Plugin.ch verifica due cose:

• Corso copiato da una stagione all'altra: se degli allievi hanno già una riga di corso nel corso precedente, li elenca. Fatturare senza di loro se la tariffa già fatturata copre anche questo corso (tariffa annuale); Fatturare tutti se ogni stagione si fattura separatamente;
• Tariffa non trovata: una persona il cui articolo, abbonamento o numero di lezioni non corrisponde a nessun prezzo del corso non viene fatturata. Il suo nome viene mostrato: corregga la sua tariffa (frecce della sua scheda in Gestire i gruppi), poi fatturi di nuovo.

4Creare e inviare le fatture

Ogni iscrizione fatturata diventa un articolo da fatturare collegato alla persona (modulo Fatturazione, Collegare un articolo ad un socio, filtro Non fatturati), la cui descrizione e il cui importo restano modificabili. Crei poi le fatture in Gestire le fatture: gli articoli in attesa vengono aggiunti alla fattura di ogni persona. Selezioni Raggruppare le fatture familiari per una fattura per famiglia e per applicare gli sconti famiglia. Veda Creare le fatture e Fatturazione dei corsi di tennis.

5Controllare

In Gestire le iscrizioni, la colonna Pagamento e i suoi filtri (Tutti, Pagati, Parziali, Non pagati, Non fatturati, In un gruppo, non fatturati) mostrano a che punto è ogni iscrizione; gli export seguono il filtro scelto.

Il pulsante Controllo della fatturazione raggruppa i controlli del corso: allievi assegnati ma non fatturati, iscrizioni senza gruppo, fatture scadute, iscritti senza fattura, persone fatturate due volte o fatturate senza essere nel corso, e allievi assenti dalle lezioni del loro gruppo. Veda Controllo di fatturazione ed esportazione Gioventù e Sport.

6Rimettere da fatturare

Il pulsante Rimettere da fatturare (n) compare solo se restano iscrizioni segnate come fatturate senza fattura collegata, o fatturate a un importo diverso dalla loro tariffa. Le elenca prima di agire e mette da parte, senza toccarli, i casi normali: iscrizioni copiate da un corso già fatturato, allievi fatturati nel corso precedente («Fatturare senza di loro») e importi adattati a mano sulla fattura.

Dopo la conferma, le iscrizioni elencate tornano «non fatturate»; quelle fatturate a un importo diverso perdono subito la loro riga sulla fattura (i pagamenti restano acquisiti). Fatturare le iscrizioni le fattura poi alla tariffa completa, su un'unica riga.

7Dopo la fatturazione

Cambio di formula, di corso o disiscrizione: la fattura viene adeguata secondo il suo stato (non pagata, pagata, contabilizzata). Veda Cambiamenti durante la stagione. Un rimborso non è mai automatico: si decide con la contabilità.