Una scuola di tennis segue ogni stagione lo stesso ciclo: preparare il corso, aprire le iscrizioni, comporre i gruppi, fatturare, seguire la stagione, poi ripartire per la stagione successiva. Questa pagina indica la procedura nell'ordine, dice chi fa cosa e rimanda, a ogni tappa, all'articolo dettagliato.

Si distinguono quattro ruoli. In un piccolo club, la stessa persona può ricoprirne più d'uno:

• Amministratore del club: regola i parametri del club (moduli, stagioni, campi, quote) e concede gli accessi;
• Responsabile della scuola: costruisce l'offerta, compone i gruppi, organizza i maestri e gestisce i cambi di gruppo;
• Segretaria: articoli e prezzi, seguito delle iscrizioni, fatturazione, pagamenti, solleciti ed export Gioventù e Sport;
• Maestro: riceve il suo planning, fa l'appello e segnala assenze, sostituzioni e cambiamenti.

0Iniziare dalla panoramica dei corsi

Nel menu Corsi, la prima pagina, Panoramica corsi, riassume a che punto è la scuola di tennis e cosa resta da fare. Iniziate la giornata da lì:

• Cifre: corsi seguiti, allievi iscritti, punti da trattare, lezioni del giorno (e quante senza appello);
• Da fare: ogni punto indica il numero di casi e il corso, e il pulsante Aprire porta direttamente alla schermata che lo risolve — lezioni senza tariffa (saltate alla fatturazione), allievi inseriti ma assenti dalle prossime lezioni, doppioni, allievi non ancora in un gruppo, gruppi non ancora nel planning, lezioni da fatturare, gruppi senza maestro, appelli non fatti, n. AVS mancanti (esportazione G+S), date di nascita mancanti;
• Lezioni del giorno: ora, corso, campo, maestro, numero di allievi e se l'appello è fatto (il giorno segue la data della barra in alto);
• I corsi della stagione: una scheda per corso con posti, gruppi, stato dell'iscrizione online e le tappe della stagione spuntate in base ai dati (tariffe, iscrizioni, gruppi, inserimento, planning, fatturazione, appelli).

Il planning dei gruppi è facoltativo: se non create gruppi, la pagina non chiede né inserimento né convalida.

1Chi fa cosa

2Prima della stagione

Amministratore del club

• attivare il modulo Corsi: Attivazione del modulo Corsi;
• verificare che lo sport-stagione, i campi e le quote (tipi di abbonamento) della stagione esistano: Prerequisito. Un allievo è «socio» per un corso solo se ha la propria quota su questo sport-stagione.

Segretaria

• creare gli articoli di fatturazione (uno per conto basta): Creazione degli articoli dei corsi;
• preparare i testi delle fatture e dei solleciti: Testi delle fatture e dei solleciti;
• inserire gli sconti famiglia «corsi» se il club ne concede.

Responsabile della scuola

• creare il corso o copiare quello della stagione passata: Creare, modificare ed eliminare un corso, Copiare un corso per la stagione successiva;
• proporre slot di preferenza: Proporre slot di preferenza;
• definire i prezzi con la segretaria: Prezzi, soci e non soci;
• aggiungere una domanda il cui nome contiene «AVS» se il club dichiara i suoi corsi a Gioventù e Sport: N. AVS ed esportazione Gioventù e Sport.

3Apertura delle iscrizioni

Responsabile della scuola

• verificare nel corso: Iscrizione online su Sì, Periodo d'iscrizione, Aperto ai non soci secondo la vostra politica, Metodo di pagamento.

Segretaria

• invitare le famiglie via e-mail con il link d'iscrizione: Gestione delle iscrizioni (amministratore);
• seguire le iscrizioni, iscrivere direttamente i ritardatari e correggere gli errori: Gestire le iscrizioni ai corsi;
• seguire i carrelli pagati online: Pagamenti raggruppati delle iscrizioni (carrello).

4Composizione dei gruppi

Responsabile della scuola

• creare o riprendere i gruppi: Gestire i gruppi di corsi, Riprendere i gruppi della stagione passata;
• organizzare i campi e gli orari: Preparare il planning della settimana;
• assegnare gli allievi: Assegnare gli allievi automaticamente;
• risolvere i conflitti, poi cliccare su Convalidare i corsi nelle prenotazioni: Risolvere i conflitti di planning;
• inviare a ogni maestro il suo planning: Inviare il planning a un maestro.

5Fatturazione

Segretaria

• fatturare le iscrizioni (tutte, o solo quelle assegnate a un gruppo), poi creare e inviare le fatture: Pagamento online e fatturazione, Fatturazione dei corsi di tennis;
• selezionare Raggruppare le fatture familiari perché si applichino gli sconti famiglia;
• controllare: Controllo della fatturazione e filtri di pagamento di Gestire le iscrizioni: Controllo di fatturazione ed esportazione Gioventù e Sport;
• seguire i pagamenti e i solleciti nel modulo Fatturazione.

6Durante la stagione

Maestro

• fa l'appello dal suo account, per tutta la giornata della lezione, poi clicca su Appello fatto; segnala assenze, sostituzioni e partenze: Cosa fa il maestro.

Responsabile della scuola

• annulla o recupera una lezione (pioggia, maestro assente, giorno festivo): Annullare o recuperare una lezione;
• cambia il gruppo, la formula o il corso di un allievo: Cambiamenti durante la stagione.

Segretaria

• adegua la fattura dopo un cambiamento, fattura i nuovi allievi;
• riporta le sostituzioni in Gestire le ore dei maestri e riprende le ore per i salari: Calendario dei maestri;
• fa l'appello al posto di un maestro che non lo fa, dal tabellone delle prenotazioni.

7Fine stagione e stagione successiva

Segretaria

• esportare i partecipanti, le attività e le presenze per Gioventù e Sport: N. AVS ed esportazione Gioventù e Sport;
• sollecitare i pagamenti in sospeso.

Responsabile della scuola

• copiare il corso per la stagione successiva (con o senza iscrizioni e gruppi), o riprendere solo i gruppi: Copiare un corso per la stagione successiva;
• prima di fatturare un corso copiato con le sue iscrizioni, lasciare che Plugin.ch segnali gli allievi già fatturati nel corso precedente (ad esempio una tariffa annuale).